Última actualización: 20 de octubre de 2026.
1. Identificación del responsable
Orden Psicológico es una marca que facilita el acceso a servicios profesionales de atención psicológica online.
Nicolás Jorge Gabriel Sebastián Rosero Ordóñez, persona natural identificada con NIT 1.085.321.368-2, es responsable del tratamiento de los datos cuyas finalidades y medios determine para la administración del sitio, la gestión comercial, las reservas y las comunicaciones administrativas.
Domicilio y dirección de notificaciones: Pasto, Nariño, Colombia.
Teléfono de contacto: +573239081580.
Correo para asuntos de protección de datos: contacto@ordenpsicologico.com.
La atención psicológica es prestada por profesionales independientes. Sus responsabilidades sobre la información clínica se distinguen de las funciones administrativas, conforme a lo explicado en esta política.
Cada participante responde por el tratamiento que efectivamente realiza y por las obligaciones legales que le correspondan.
2. Alcance de esta política
Esta política explica cómo se recolectan, utilizan, almacenan, protegen y, cuando corresponde, comunican los datos personales en las siguientes actividades de Orden Psicológico:
- Consultas realizadas mediante el sitio web y los canales de contacto.
- Solicitudes de información, reservas y contratación de servicios.
- Pagos, cancelaciones, reprogramaciones y devoluciones.
- Admisión y atención psicológica.
- Peticiones, consultas y reclamaciones.
- Comunicaciones publicitarias autorizadas.
- Funcionamiento, seguridad y navegación del sitio web.
Comprende la información recibida mediante formularios, canales de contacto, herramientas de agendamiento, documentos de autorización y demás medios utilizados para prestar el servicio.
El tratamiento se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y las disposiciones aplicables al ejercicio de la psicología, la confidencialidad profesional y las historias clínicas.
3. Información que podemos recoger
La información solicitada dependerá de la relación con el usuario y del servicio correspondiente.
Podrá obtenerse directamente del titular mediante formularios, comunicaciones o sesiones; generarse durante la atención profesional; o recibirse de terceros cuando exista autorización u otra base legal aplicable.
3.1. Identificación y contacto
Nombre, documento de identificación cuando corresponda, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono, país, ciudad, zona horaria y otros datos necesarios para identificar al usuario y coordinar su atención.
3.2. Información administrativa y de pagos
Servicio o paquete adquirido, profesional elegida, citas programadas, asistencia, pagos, referencias de transacciones, comprobantes y solicitudes relacionadas con la contratación.
Para una devolución podrán solicitarse los datos indispensables para efectuar el reintegro.
3.3. Información clínica y datos sensibles
Durante la admisión y la atención podrán recogerse motivos de consulta, antecedentes personales y de salud, síntomas, medicamentos, evaluaciones, información sobre riesgos y otros datos pertinentes para el proceso psicológico.
La información sobre salud mental, vida sexual y otros aspectos íntimos del paciente constituye información sensible y requiere protección reforzada.
3.4. Contactos de emergencia
Cuando sea pertinente para la atención, podrán solicitarse el nombre, la relación con el paciente y los datos de contacto de una persona a quien acudir ante una emergencia.
Estos datos se utilizarán para esa finalidad, con la base legal correspondiente, y no para publicidad. La designación no concede al contacto acceso general a la información clínica.
3.5. Comunicaciones y autorizaciones
Podrán conservarse los mensajes, documentos, solicitudes y constancias de autorización necesarios para gestionar el servicio, atender una petición o acreditar una actuación.
3.6. Datos técnicos y de navegación
Los registros técnicos del sitio y las herramientas utilizadas podrán incluir dirección IP, navegador, dispositivo, fecha de acceso, páginas visitadas y eventos de funcionamiento o seguridad.
Cuando estos datos permitan identificar o vincular información con una persona, estarán sujetos a las reglas de protección de datos personales.
Las finalidades analíticas o publicitarias se informarán y requerirán la autorización que corresponda, según lo establecido en el apartado 14.
4. Finalidades del tratamiento
4.1. Gestión administrativa y contratación del servicio
Los datos podrán utilizarse para:
- Responder solicitudes de información.
- Gestionar reservas, confirmaciones y cambios de citas.
- Comunicar instrucciones de acceso a las sesiones.
- Registrar compras, pagos y utilización de paquetes.
- Tramitar cancelaciones, devoluciones y reclamaciones.
- Conservar evidencia de las condiciones aceptadas.
- Prevenir errores, suplantaciones y usos no autorizados.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
4.2. Atención psicológica
La información clínica podrá utilizarse para la admisión, evaluación, intervención, seguimiento, gestión de riesgos, remisión y cierre del proceso.
También se tratará para elaborar y conservar registros clínicos, documentar consentimientos y actuaciones profesionales y atender solicitudes relacionadas con la atención.
Estas actividades corresponden a la profesional tratante y a las personas que deban intervenir legítimamente, dentro de sus funciones autorizadas.
4.3. Comunicaciones publicitarias
El envío de promociones, novedades comerciales o invitaciones publicitarias requerirá una autorización independiente y opcional.
El titular podrá retirarla mediante el correo de contacto o el mecanismo indicado en la comunicación. Esto no impedirá recibir mensajes necesarios para gestionar sus citas, pagos o solicitudes.
La información clínica no se utilizará para segmentar publicidad ni se entregará a anunciantes para esa finalidad.
4.4. Funcionamiento y seguridad del sitio
Los datos técnicos necesarios podrán utilizarse para mantener el funcionamiento del sitio, identificar fallas y prevenir accesos o actividades no autorizadas.
La medición de audiencias o de campañas publicitarias se gestionará separadamente, conforme a las finalidades informadas y las autorizaciones aplicables.
5. Autorización y datos sensibles
Cuando se requiera autorización, se solicitará de manera previa, expresa e informada, indicando los datos que serán tratados, sus finalidades, la identidad y los canales de contacto del responsable y los derechos del titular. Se conservará evidencia que permita consultar posteriormente lo autorizado y entregar copia cuando el titular la solicite.
El tratamiento de datos sensibles requerirá autorización expresa, salvo una excepción legal aplicable. El titular será informado de su carácter sensible y de que no está obligado a suministrarlos ni a autorizar su tratamiento.
La profesional explicará la pertinencia de la información solicitada y las consecuencias clínicas de no disponer de determinados datos, sin utilizar esta circunstancia para exigir autorizaciones publicitarias o información ajena a la atención.
La autorización de tratamiento de datos personales es distinta del consentimiento informado para recibir atención psicológica. Las finalidades publicitarias también se gestionarán por separado.
El titular podrá solicitar la revocatoria de su autorización o la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente. Esto no implicará eliminar información que deba conservarse por una obligación legal o contractual, incluidos los registros clínicos sujetos a conservación obligatoria.
La navegación por el sitio, la lectura de esta política, el envío de una consulta o el silencio del usuario no constituyen por sí solos una autorización general para tratar datos sensibles, enviar publicidad o realizar finalidades adicionales.
6. Información clínica y responsabilidades profesionales
La atención psicológica es prestada de manera independiente por:
- Ingrid Rocío Argüello Camargo: atención individual y de pareja.
- Erika Julieth Espinosa Salas: atención individual.
La profesional tratante responde por las decisiones clínicas y por la elaboración, actualización, confidencialidad y custodia de las historias clínicas generadas en la atención que presta, conforme a sus funciones y obligaciones profesionales.
Nicolás Jorge Gabriel Sebastián Rosero Ordóñez, como operador de Orden Psicológico, proporciona y administra las herramientas tecnológicas utilizadas para organizar y almacenar los expedientes. Esta función comprende la gestión técnica del almacenamiento y de los permisos de acceso, respetando la reserva clínica y las responsabilidades de la profesional tratante. La administración tecnológica no sustituye la custodia profesional ni excluye las obligaciones de protección de datos que correspondan al operador.
El acceso administrativo se limitará a la información necesaria para coordinar y gestionar el servicio. Administrar las herramientas tecnológicas, el sitio o las reservas no concede acceso general a diagnósticos, notas de evolución, pruebas o contenido de las sesiones. Cualquier acceso de soporte al contenido clínico deberá estar justificado, autorizado y limitado a lo indispensable.
Las solicitudes de consulta, copia o aclaración de la historia clínica podrán enviarse a contacto@ordenpsicologico.com. Se gestionarán con la profesional responsable, previa verificación de la identidad y del derecho del solicitante a recibir la información, preservando su reserva.
Quien pague las sesiones, sea familiar, pareja o contacto de emergencia no adquiere por ese hecho derecho de acceso a la información clínica.
En terapia de pareja, la información de cada participante estará protegida. Las condiciones particulares de confidencialidad y manejo de comunicaciones individuales se explicarán antes de iniciar la atención.
Las correcciones de registros clínicos se realizarán conservando la integridad y trazabilidad de la historia, sin borrar ni sustituir el registro original y dejando constancia de la modificación, su fecha y responsable.
La finalización de la relación entre Orden Psicológico y una profesional no interrumpirá las obligaciones de conservación y confidencialidad. La continuidad de la custodia y cualquier entrega de los registros deberán gestionarse de forma segura, conforme a las disposiciones aplicables.
7. Herramientas tecnológicas y terceros
Para los formularios y la gestión documental se utilizan herramientas de Google, como Forms, Drive, Docs y Sheets. Las comunicaciones administrativas podrán gestionarse mediante correo electrónico y WhatsApp.
Las sesiones online y los pagos podrán realizarse mediante las plataformas informadas al usuario para cada operación.
La información comunicada a proveedores se limitará a lo necesario para sus funciones. No se enviarán historias clínicas a una pasarela para acreditar una compra o tramitar una devolución.
Los proveedores que procesen datos por cuenta de un responsable deberán hacerlo bajo las instrucciones y obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso de información que correspondan.
Cuando una plataforma determine finalidades propias de tratamiento, se informará al usuario de su intervención y se facilitará el acceso a su política de privacidad. El uso de una plataforma no sustituye las autorizaciones ni los demás requisitos legales aplicables.
Tratamiento fuera de Colombia
El uso de servicios tecnológicos puede implicar almacenamiento o procesamiento fuera de Colombia.
Cuando un proveedor procese datos por cuenta de un responsable, se aplicarán las reglas de transmisión de información y los acuerdos exigibles. Cuando los datos se comuniquen a otro responsable, deberán cumplirse las condiciones legales de transferencia.
La ubicación internacional de un proveedor no elimina las obligaciones de protección de datos de quienes intervienen en el tratamiento.
Los enlaces a sitios externos que el usuario visite voluntariamente podrán conducir a servicios con políticas propias. Esta circunstancia no excluye las responsabilidades de Orden Psicológico por los tratamientos que realice o determine.
8. Confidencialidad y entrega de información
Los datos personales y clínicos no se venderán. No se publicará información que identifique o permita identificar a un paciente sin su autorización previa y específica.
Podrá entregarse información cuando exista autorización válida, una obligación legal, un requerimiento de autoridad competente en los casos previstos por la ley u otra excepción aplicable. En cada caso se verificará quién está facultado para recibirla y se limitará la entrega a la información necesaria.
La profesional podrá comunicar información estrictamente necesaria para proteger al paciente o a terceros en las circunstancias excepcionales permitidas legalmente. Los límites de la confidencialidad se explicarán en el consentimiento informado.
Una emergencia o un requerimiento no autorizan la divulgación indiscriminada del expediente.
Las grabaciones, testimonios, imágenes o publicaciones relacionadas con pacientes requerirán las autorizaciones específicas que correspondan. La autorización general de tratamiento de datos no permite por sí sola estos usos. Negarse a autorizarlos no afectará el acceso ni la calidad de la atención.
El deber de confidencialidad se mantiene después de terminar la atención o la relación con Orden Psicológico.
9. Seguridad y acceso a la información
Orden Psicológico y quienes intervengan en el tratamiento adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas a la naturaleza y sensibilidad de los datos, para protegerlos frente a pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado.
El acceso se limitará a las funciones autorizadas y a la información necesaria para cumplirlas. Las personas con acceso estarán obligadas a preservar la confidencialidad y evitar el uso, copia, descarga o divulgación injustificada de información.
Ante un incidente se evaluará su alcance, se adoptarán medidas para contenerlo y reducir sus efectos y se realizarán las comunicaciones a los titulares o autoridades que correspondan conforme a la normativa aplicable.
El uso de proveedores tecnológicos no sustituye las obligaciones de protección de datos de quienes administran o prestan el servicio.
Orden Psicológico no solicitará contraseñas bancarias, códigos de autenticación ni datos completos de tarjetas mediante formularios de admisión, correo electrónico o WhatsApp. El usuario deberá ingresar la información necesaria para pagar únicamente en los canales de pago habilitados para ese fin.
10. Conservación y eliminación
Los datos administrativos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir sus finalidades y las obligaciones legales relacionadas con la contratación, los pagos, las reclamaciones y la defensa de derechos.
Los datos utilizados para comunicaciones publicitarias se tratarán mientras exista autorización y una finalidad vigente. Al retirarse la autorización, cesarán los envíos y podrá conservarse únicamente la evidencia necesaria para respetar esa decisión y acreditar su atención.
Las historias clínicas se conservarán conforme a la normativa sanitaria. Como regla general, el plazo mínimo es de 15 años desde la última atención, sin perjuicio de los casos que exijan una conservación superior.
Cuando termine la necesidad de conservar los datos y no exista una obligación que impida eliminarlos, se procederá a su eliminación segura o a su anonimización, de manera que no permitan identificar a su titular.
La terminación del tratamiento psicológico, el cambio de profesional o la revocación de una autorización no implican borrar registros que deban conservarse legalmente.
El cumplimiento del plazo mínimo no implica la eliminación automática de las historias clínicas. Su disposición final estará sujeta a la valoración y al procedimiento exigidos por la normativa aplicable.
11. Derechos de los titulares
El titular podrá:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar información sobre el uso dado a sus datos.
- Pedir prueba de la autorización cuando sea exigible.
- Acceder gratuitamente a su información en los términos legales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión y revocar la autorización cuando proceda.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo correspondiente.
Estos derechos también podrán ejercerse mediante representante debidamente acreditado o por las personas legitimadas legalmente.
Cuando una obligación legal o contractual aplicable impida suprimir determinada información, se explicará el motivo y se conservará únicamente lo necesario, manteniendo los límites de uso, seguridad y confidencialidad correspondientes. La revocación de la autorización no afectará los tratamientos que deban continuar por una obligación legal.
12. Procedimiento para ejercer los derechos
Las solicitudes podrán enviarse a contacto@ordenpsicologico.com, a la atención de Nicolás Jorge Gabriel Sebastián Rosero Ordóñez, quien las recibirá y gestionará o dirigirá al responsable competente.
La solicitud deberá incluir:
- Nombre y datos suficientes para verificar la identidad o representación.
- Descripción de la consulta o del reclamo.
- Un medio para recibir la respuesta.
- Los documentos pertinentes que el solicitante desee aportar.
Solo se solicitará información adicional necesaria y proporcional. No se exigirá enviar la historia clínica completa para formular una solicitud.
Consultas
Se atenderán dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción.
Cuando no sea posible responder en ese término, se informarán, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los 5 días hábiles adicionales permitidos legalmente.
Reclamos
Se atenderán dentro de los 15 días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.
Cuando no sea posible responder en ese término, se informarán, antes de su vencimiento, los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los 8 días hábiles adicionales permitidos legalmente.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará su corrección dentro de los cinco días siguientes a su recepción. Transcurridos dos meses desde el requerimiento sin recibir la información solicitada, se entenderá desistido.
Recibido un reclamo completo, se incorporará en la base de datos correspondiente la anotación “reclamo en trámite”, con su motivo, dentro de un máximo de dos días hábiles. Esta anotación permanecerá hasta su resolución.
Si quien recibe el reclamo no es competente, lo trasladará a quien corresponda dentro de dos días hábiles e informará al solicitante.
Estos plazos se aplicarán sin perjuicio de términos especiales más breves que correspondan a la naturaleza de la solicitud.
Las solicitudes de copia de historias clínicas se tramitarán previa verificación de la identidad o representación y se responderán por un medio que preserve la reserva de la información.
13. Datos de menores de edad
La oferta ordinaria de Orden Psicológico está dirigida a personas adultas.
Cuando se preste atención a menores de edad, el tratamiento de sus datos respetará su interés superior, sus derechos fundamentales y su autonomía progresiva.
Se verificará quién está legalmente facultado para representarlos y se obtendrán las autorizaciones y la participación que correspondan, escuchando al menor según su madurez y capacidad de comprensión.
La representación legal no elimina los deberes de confidencialidad ni autoriza una divulgación indiscriminada de la información. El acceso y la entrega de datos se evaluarán conforme a las normas aplicables y a la protección de los derechos del menor.
14. Cookies y tecnologías de seguimiento
Las cookies y tecnologías similares se utilizarán para las finalidades informadas al usuario. Sus características, proveedores, duración y mecanismos de gestión se explicarán en la Política de Cookies.
Cuando una tecnología requiera autorización, esta se obtendrá antes de su activación y de la recolección de datos correspondiente. El usuario podrá aceptar o rechazar las tecnologías opcionales y modificar posteriormente su elección mediante el mecanismo habilitado.
La retirada de la autorización no afectará la licitud de los tratamientos anteriores realizados válidamente.
La navegación por el sitio no sustituye las autorizaciones exigibles para analítica, publicidad o seguimiento.
Los datos introducidos en formularios clínicos, los diagnósticos y el contenido de las sesiones no se enviarán a herramientas publicitarias o de seguimiento de navegación.
15. Vigencia y modificaciones
Esta política entra en vigencia el 20 de octubre de 2026 y permanecerá disponible mientras se realicen los tratamientos aquí descritos.
Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para sus finalidades y los periodos de conservación aplicables.
Las modificaciones sustanciales se comunicarán antes de su implementación mediante los canales de contacto disponibles y su publicación en el sitio.
Cuando se pretenda utilizar información para una finalidad nueva que requiera autorización, esta se solicitará previamente. La continuación en el uso del sitio o de los servicios no sustituirá esa autorización.
Contacto para consultas y solicitudes sobre datos personales:
contacto@ordenpsicologico.com